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電子簽名是什麼?這些數位工具除了電子簽名還有哪些應用場景?

電子簽名

電子簽名是什麼?電子簽名的工具要如何挑選、如何操作?除了上傳檔案在線上簽名以為,還有哪些不同的使用方式和應用場景?本篇將帶你把上述問題一一解答,讓你掌握後,可以為企業省下紙本消耗、落實環境永續、提升內/外部流程效率的一大功臣。

電子簽名是什麼?

電子簽名(電子簽章)是指特定的人以電子形式透過簽署,表達本身已接受或核准了指定文件中的條款。電子簽名是具有法律效力的,能夠保證甲、乙雙方的權益。電子簽名常被應用於企業內部或是面對一般消費者,以取代繁複且不環保的紙本文書作業。

使用電子簽名有哪些好處?

推行已久的數位轉型,因疫情的肆虐延伸出了各種新型態的生活模式。其中,將過去的紙本簽核流程改為數位化、電子化就成為了趨勢之一。除此之外。使用電子簽名還有哪些好處?以下列出了幾點:

  • 降低成本
    以直觀來說,使用電子簽名將可以把紙本印刷、來回郵寄、人工的費用省下,使長期的隱性成本降低。
  • 提升效率
    因為是電子檔案,當需要對方簽名時只需透過網路隨時寄送並回傳即可,讓整體流程變得更具效率。
  • 響應環保
    以無紙化辦公為目標,從使用電子簽名出發讓紙張的使用率降低,為減少樹木的砍筏、生態與環境的保護盡一份力。
  • 利於儲存
    使用電子簽名的文件或是合約,可直接儲存於網路上,將不再因實體保存、管理、歸檔、查找等問題而煩惱。

市面上有哪些電子簽名工具?

目前市面上已有非常多主打電子簽名的數位工具,以下也挑出了一些國內外知名的和大家分享:

電子簽名工具 #1:Adobe Sign

Adobe Sign 最大的優勢在於其創造的 PDF 在現代社會中已是電子檔案的標準格式,幾乎從學生到企業都以 PDF 做為在文件傳輸時的主流。也因此,Adobe Sign 的電子簽名工具更是讓原本就在使用 Adobe 服務的用戶可以無痛入門。

電子簽名工具 #2:SelfieSign

SelfieSign 是一款由台灣團隊所開發的電子簽名平台,其主打透過簽署時同時錄影錄音,確保事後可重現簽署當下之人士時空狀態之生物資訊,保證簽名的不可否認性。目前,SelfieSign 影音簽名技術已導入醫療、金融保險與房仲產業。

電子簽名工具 #3:HelloSign

HelloSign 成立於 2010 年,致力於提供電子簽名、線上傳真等技術服務,協助企業達成無紙化的目標。前些時間更是被雲端儲存與文件服務公司 Dropbox 用 2.3 億美元收購,這讓 Dropbox 的用戶可迅速將合約初稿轉變成合法簽署的 PDF 完稿。與此同時,完成簽署的副本也會自動存回您的 Dropbox 資料夾中。

WEBA「個人化申請書」也可以做到電子簽名?和這些工具有哪些差異?

以上述列出的電子簽名工具來說,其操作方式則是常見的將既有文件上傳後,接續傳送給不同的人簽名,並從中控管、追蹤整個簽署的流程。

而我們接下來將為你介紹操作邏輯較為不同,且同樣能做到電子簽名,甚至可以直接產出客製化 PDF 檔案的工具——WEBA 個人化申請書模組。

不止是電子簽名!由問卷出發,收集所需資訊並即時產出 PDF 文件供下載留存。

WEBA 個人化申請書模組 (Webform) 是針對申辦流程,提供企業更輕鬆地生成具有完整題型與功能的行動版申辦網頁,讓你的客戶可在線上完成所有包含銷售、服務、加值等的申辦作業。

與一般電子簽名工具不同之處是,個人化申請書無需事先準備文件,而是:

  1. 以問卷(線上表單)的形式寄出帶有特定參數的網頁 URL
  2. 接收者填寫或上傳所需資料,並在網頁上完成電子簽名送出
  3. PDF 依預先規劃的樣式、需帶入的資料,即時產出供下載
  4. 所回覆的資料將同步打包回傳於後台,一式兩份

< 延伸閱讀:4步驟教你透過「Webform 電子申請書」輕鬆製作無紙化申辦填表網頁!>

WEBA「個人化申請書」可以應用在哪些場景?

WEBA 個人化申請書模組是以問卷(線上表單)的形式向對方收集資訊後,才產出對應文件。除了可以無差別的收集,更能預先帶入個資、需求等個人化資訊,使其具有更好的使用者體驗,應用場景也更為廣泛、多元。

例如:健康狀態調查、稅務申報、保密協議書、服務申辦…等,我們相信不管你是任何產業、任何職務,都有機會能將其應用在工作流程中。

< 延伸閱讀:9種進階表單範例|線上簽名、檔案上傳、多種問卷題型輕鬆產出!>

銀行案例分享:信用卡爭議款處理

當消費者遇到信用卡誤刷、盜刷…等爭議款問題時,過去需要由消費者自行致電客服說明後,銀行再寄送 PDF 檔案請消費者印出紙本填好後郵寄回客服單位建案。

我們的銀行客戶在導入 WEBA 個人化申請書模組後 ,流程中將省去郵寄、印刷等紙本耗損,而是讓消費者能在行動裝置上填表、上傳資料、完成電子簽名,這一站式無紙化的服務流程,更是為每月多達3萬件的人力、郵資成本,節省了超過 NT$40 萬!

 


看完了我們針對電子簽名服務與功能的分享後,你也迫不及待想使用了嗎?邁向更具效率的工作、落實永續與無紙化就差這一步。試用 WEBA 個人化申請書模組和更多功能,歡迎點擊申請演示,讓我們了解你的需求!

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