金融服務業承載著各種類型的申辦類業務，文件處理則是其中一項不可或缺的重要。然而，業務的多元性加上進件數的不斷增加，紙本文件的使用不僅會消耗大量的時間和資源，更會在無形中影響客戶的使用體驗。
舉例來說，在客戶申辦業務時，企業即便已擁有客戶的基本資料，客戶仍不得不反覆填寫著重複的資料，一些情況下這更是會發生在紙本及數位的流程中，這不僅是資源上的浪費，更是對客戶耐心和忍耐力的考驗。
為了解決這一困境，我們建議業者可在消耗最少開發成本的情況下，從既有客戶資料的整合開始做起，讓傳統的流程從自行手寫、送件，轉變為系統可自動即時抓取、轉拋客戶資料進行審核的無紙化流程。
以「客戶體驗」驅動的無紙化申辦解決方案
申辦服務通常和簽名這個動作有著緊密關聯，而市面上常見的電子簽章流程中，大多是在瀏覽器開啟一個佈滿文字、條款的 PDF，並在預先設置好的空白欄位填寫資料和簽名。這對於用手機使用者來說，要反覆縮放畫面閱讀內容是非常惱人的。
而 WEBA 所提出的解決方案則是以個人化網頁出發，使用者只需事先完成身份驗證，就可打開一個已預填好各項常用資料的表單，使用者可以輕鬆的在行動裝置上做到閱讀內容、簽名、拍照上傳檔案…等動作。
接下來，我們將一步步拆解 WEBA 的無紙化申辦解決方案是如何製作的：
一、拖拉點選製作網頁與表單
常見的表單工具都只能在題目上做設定，無法為整個頁面設計出完整的鋪陳，最後再引導客戶申辦填表。這導致企業需要先有活動網頁，再另做一個申辦網頁，用轉跳或嵌入表單的方式引導客戶轉換。
而 WEBA 則可以同時以 No-Code 拖拉點選的方式製作活動網頁和申辦型表單，以圖文並茂的方式呈現申辦該服務的好處。此外，更可將多個表單放置於同一個網頁之下，例如先用第一層表單自動篩選出符合初步資格的客戶，再直接引導客戶到第二層表單簽核申辦。
二、依表單題目自動生成 API 範例檔
在分工上，設計師製作活動網頁；專案人員規劃表單題目，讓 IT 人員直接選用由 WEBA 申請表所製作的題目，動態生成 API， 串接企業內部系統。
另外，技術人員更可以在 WEBA 上自訂動態 API 的：存取方式、傳送位置、傳送欄位、傳送頻率、Retry 機制…等設定，讓無紙化拋接資料的建置工作更簡單快速。
三、個人化身份驗證與資料自動拋轉
透過串接「動態 API」 ，將可以應用在不同的資料拋出及轉入需求：
- INPUT 身份驗證資料
為確保客戶的個資安全，WEBA 支援產出帶有隨機數值的個人化網址。客戶需在企業所自訂的登入頁上輸入正確資訊，並透過 API 與企業端系統驗證身份後才可進入申辦頁面。 - INPUT 表單預填資料
登入成功後，系統將依 API 設定把預填的資料自動帶入到表單題目中，例如：姓名、聯絡方式、帳戶名稱、申辦的項目名稱…等。客戶只需確認內容無誤即可，無需重複填寫。 - OUTPUT 客戶輸入資料和時間戳記
當然，仍有部分資料是需要客戶自行填寫的，例如：需另外上傳的證明文件、客戶簽名…等。這些資料同樣可透過 API 回傳至企業內部系統，且同時備份在 WEBA 後台可進行複查。
四、一式兩份自動轉存 PDF 檔
為確保申辦的合規性、完整性以及雙方的權益保障，當客戶提交申請後，WEBA 可即時將其轉換為一式兩份的 PDF 檔案。一份存儲在企業端 (企業內部系統及 WEBA 後台)，以利隨時下載並查閱；另一份則提供給客戶下載。
如上圖所示，PDF 的樣式排版都可事先透過 WEBA 的編輯器將文字、圖片，以及客戶填寫的內容和簽名直接嵌入其中，這些設定都可在一次性的設定後自動觸發、運行。
安全性與便利性的持續強化
透過動態 API 將企業系統與平台之間串接，我們得以為客戶自動產出一份專屬的申辦表單，降低了切換裝置、重複填寫資料、紙材及時間成本的耗費，並進一步增強了客戶的使用體驗。
與此同時，我們對申辦過程中的安全性進行了全面考慮，除了身份驗證之外，也支援資料加密、House Keeping、斷點處理…等機制。以協助打造一個既便利又安全的流程，為企業和客戶之間的互動提供更加順暢和可信的保障。
